整个项目分五个环节走:先诊断找到问题在哪里,再设计解决方案,然后华樱团队自己搭原型跑起来,跑完做评审看效果、调方向,最后把成功经验扩展到更多业务线。
每个环节里有四轨道同时跑:周品老师看战略方向(S线,共6次),Tutu老师做业务落地(B线,共10次),华樱团队自己执行,Sigma工程团队随时技术支持。
每个环节的快慢取决于华樱团队的执行节奏,但整体进度要跟上战略轨道的6次交付。
不是"12个月同时改所有业务",而是先打穿第一条线,验证成功后再复制到第二条、第三条线。每条线走通的方法是一样的,但前期彻底跑通一条,先拿到结果。后面可以加快或并行扩大范围。
单个工作点初见效果:2-4周。比如"学情沟通自动汇总"这样一个具体的工作点,先拆出来做,两周就能看到变化。
一个工作场景基本跑通:1-2个月。一个场景通常包含多个工作点(如"考培进度管理"包含进度表汇总、数据追踪、异常提醒等),需要逐个工作点落地后串联验证。
一条完整业务线走完闭环:约半年。从发现问题→设计方案→华樱内部搭建试用→效果验证,走完一整圈。
12个月能做多少条?前半年集中打通第一条,后半年可按前期成效与内部投入情况,逐步并行推进多条业务线。具体推进数量,取决于华樱内部资源投入、数据基础与配合效率。我们倾向于先拆细、先看到效果、再逐步扩大。
💡 三个层级:工作点(单个可自动化的任务,2-4周见效)→ 工作场景(多个工作点组成的业务环节,1-2个月)→ 业务线(多个场景组成的完整业务流,约半年走完诊断→评审闭环)
第一批:外语中心——问卷覆盖最完整、管理岗痛感最强、有主动想推的人
第一个场景:管理岗每天花大量时间做的重复性工作(具体哪个场景,启动会后的访谈中确认)
候选场景(基于诊断数据,启动会上确认优先级):
首批场景选择标准:痛感强 + 数据可得 + 负责人愿意推动 + 首个工作点 2-4 周内能看见效果
| 候选 | 场景 | 痛点依据 | 预期改善 |
|---|---|---|---|
| A | 廖老师·考培进度表与数据追踪 | 重复性工作占比超50%(全员最高),大量时间用于进度表维护、数据追踪和沟通转达 | 释放廖老师50%+的重复性工作时间,回归产品设计本职 |
| B | 学管·排课与课时核对 | 汤炀/朱洁玲的排课沟通、课时核对、课表发布占据大量日常时间,核心KPI(系统优化50%)实际只投入20-30% | 自动化排课提醒与课时核对,将时间还给系统优化 |
| C | 李钰·留学客户信息同步与关键节点提醒 | 3套系统(ERP+Excel+微信)信息不互通,离职交接"归零",1月因误判决策人丢单占当月丢单量25% | 统一客户画像,关键节点自动提醒,降低信息断裂风险 |
内部推动者:汤炀——7份骨干问卷里明确表达不只说"想减负",还说"想把经验沉淀下来"的人(7份骨干 + 2份管理层 = 9份问卷,其中星雅老师兼任骨干与管理层,独立人数为 8 人)
核心问题:管理岗的考核要求他们做管理和优化,但每天的时间被执行和救火占满了——AI先解决这个矛盾
每个环节都有明确的目标:这个环节结束后,华樱能看到什么具体变化、内部多出什么能力。
| 环节 | 时间 | 这个环节结束后,华樱能看到什么 | 交付次数 |
|---|---|---|---|
| 01 诊断 C·Capture | 3-4月 | 找到2-3个最值得先做的业务痛点,并且其中1个已经开始实验解决方案 | S1+B1·B2=3次 启动会不占次数 |
| 02 设计 C→O | 5-7月 | 第一条业务线有了可复用的AI工作流方案,并已投入试运行确认有效 | S2·S3+B3·B4=4次 |
| 03 原型 O→D | 7-8月 | AI工作流在真实业务中跑起来了,3-5个人在日常工作中实际使用 | S4+B5·B6=3次 |
| 04 评审 D→E | 9-11月 | 第一条线的效果数据出来了(比如重复工作减少了多少),第二条线开始启动 | S5+B7·B8=3次 |
| 05 扩展 E·Express | 11月- 次年3月 | 多条业务线都在用AI工作流,团队具备了自己维护和迭代的能力 | S6+B9·B10=3次 |
为什么做这一步:还没摸清楚问题在哪,任何方案都是猜的。先用数据说话,找到最值得做的切入点。
这个环节要达到的效果:通过访谈和数据分析,找到2-3个最值得先做的业务痛点,一边诊断一边让骨干轻量体验AI工具(不是正式搭建工作流),确定第一个AI介入的场景,让团队看到"AI能做什么"的第一个实感。
做完后华樱多出什么能力:学会"用数据找问题"的方法——不再靠感觉判断哪里该改,而是有依据地决策。
| 谁来做 | 编号 | 做什么 | 华樱能得到什么 | 责任人 | 华樱参与人 |
|---|---|---|---|---|---|
| Sigma 启动 | 启动会 3/23 | 当面汇报诊断结论,与管理层对齐全年方向,提出 2–3 个优先介入场景的初步方向 | 诊断报告 · 执行规划 · 启动共识 | 周品+Tutu | 胡总·星雅·管理层 |
| 战略 | S1 W2/3月底 | 基于启动会确认的方向,深入拆解各业务线的具体问题,明确AI在每条线上的切入点和落地路径 | 业务问题分析材料 · 优先级判断依据 | 周品 | 星雅·各线负责人 |
| 业务 | B1·B2 W1/W4 3月底/4月中 | 跟外语中心关键人一对一聊,把他们每天怎么工作的拆清楚,找到第一个可以用AI解决的具体场景 | 岗位工作流拆解材料 · 首个场景初步方案 | Tutu | 廖老师·汤炀·相关骨干 |
| 华樱 | 配合 | 提供现有的工作文档和业务样本,安排好对接人和访谈时间 | —— | 星雅 | 各团队负责人 |
| Sigma 技术支持 | 持续 | 随时响应问题(48小时内),了解全员目前对AI工具的熟悉程度;陈瑾全程督导:跟进诊断进度,协调访谈排期 | 全员AI工具使用状况摸底 · 项目进度有人盯、不掉链子 | Tutu+陈瑾+ 工程团队 | —— |
| 诊断阶段(01环节)交付:经过启动会、战略分析、业务访谈的交叉验证,确认 2–3 个优先介入场景的排序,锁定第一条AI介入业务线 | |||||
✓ 骨干7份+管理层2份问卷(覆盖8人,含1人兼任)+考核表2份已全部分析完成 · ✓ 诊断报告已交付 · → 3/23启动会
为什么做这一步:上一步已经找到的痛点和场景,需要一个可执行的方案来解决——光知道问题在哪还不够,得设计出具体怎么解决。
这个环节要达到的效果:基于诊断确认的场景,设计出第一条可复用的AI工作流,并投入试运行确认有效。同时开始搭建知识库的结构。
做完后华樱多出什么能力:拥有第一份标准化的AI工作流文档——可以照着执行,不再依赖某个人"心里有数"。
| 谁来做 | 编号 | 做什么 | 华樱能得到什么 | 责任人 | 华樱参与人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 战略 | S2·S3 W8/W14 5月/6月 | 基于诊断结果,确定各条线的优先顺序,以及已确定的 AI 介入的业务流的介入深度 | AI 介入优先级和介入的深度 分析 | 周品 | 星雅·各线负责人 |
| 业务 | B3·B4 W8/W12 5月/6月 | 基于环节01(诊断)确认的场景,设计和工作流完整的AI工作流方案(谁在什么时候用什么工具做什么) | 首个场景流程设计说明 · 知识沉淀框架 | Tutu | 廖老师·汤炀·相关骨干 |
| 华樱 | 参与 | 参加工作流设计讨论,确认数据怎么分类存放,记录当前工作效率数据(后面用来对比改进效果) | 当前效率基准数据(比如"现在汇总一次学情要多久") | 星雅+团队 | 各岗位骨干 |
| Sigma 技术支持 | 持续 | 交付设计文档,指导工具怎么配置和使用;陈瑾全程督导:跟踪方案设计进展,确保各线反馈及时到位 | 工作流说明书 · 工具使用指南 | Tutu+陈瑾+ 工程团队 | —— |
💡 关于知识库:市面上可选的知识库工具很多,可以试用后比较选择。Sigma旗下的第二大脑(2Brain)也提供专业知识库服务,如需使用需额外付费,不包含在本合同内。
为什么做这一步:方案有了,但纸上谈兵不算数——要华樱自己动手搭起来、跑起来,才知道好不好用。
这个环节要达到的效果:华樱技术团队把设计好的工作流真正搭建出来,3-5个人在日常工作中实际用起来。各个工作流开始联动,形成系统。
做完后华樱多出什么能力:技术团队学会了搭建AI工作流的方法——从"不知道怎么做"到"自己能搭出来"。
责任边界:Sigma 负责方法、方案、辅导与关键问题支持;具体系统搭建、内部流程执行与数据整理由华樱主导完成。
| 谁来做 | 编号 | 做什么 | 华樱能得到什么 | 责任人 | 华樱参与人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 战略 | S4 W19/7月底 | 评估原型搭建的方向是否正确,有没有需要调整的地方;同时给出下一步优化方向和第二条线的预评估建议。出具第一份阶段效果报告 | 阶段复盘纪要 · 效果报告#1 · 下阶段方向建议 | 周品 | 胡总·星雅 |
| 业务 | B5·B6 W18/W21 7月/8月 | 手把手辅导试用的同事解决卡点问题,确保工作流在真实场景中能用 | 试运行支持记录 · 关键问题与优化建议 | Tutu | 试用的3-5名骨干 |
| 华樱 | 主导搭建 | 这是华樱团队自己动手的阶段——技术团队按设计文档搭系统(W17-20),搭完后真实使用 | 一个在真实业务中跑着的AI工作流系统 | 李雪峰+星雅 | 技术团队+试用骨干 |
| Sigma 技术支持 | 随时待命 | 搭建过程中遇到技术问题随时支持(不占交付次数);陈瑾全程督导:督导原型搭建进度,协调试用人员安排 | 技术问题即时解决 | Tutu+陈瑾+ 工程团队 | —— |
为什么做这一步:跑了两个月,该用数据说话了——到底有没有效果?哪里要调?同时第二条线可以启动了。
这个环节要达到的效果:第一条业务线的效果数据出来了——到底省了多少时间、改善了多少。基于数据做调整,同时开始在第二条业务线上复制同样的方法。
做完后华樱多出什么能力:学会"怎么评估一个AI工具是否合格"——有了验收标准和评审方法,以后上新工具自己就能判断好不好用。
| 谁来做 | 编号 | 做什么 | 华樱能得到什么 | 责任人 | 华樱参与人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 战略 | S5 W27/9月底 | 用数据复盘第一条业务线的效果:哪些做到了、哪些还要改;明确第二条线的推进策略和资源安排。出具第2份效果报告 | 阶段效果分析 · 效果报告#2 · 后续推进策略 | 周品 | 胡总·星雅·管理层 |
| 业务 | B7·B8 W24/W30 9月/10月 | 根据试用反馈调整优化第一条线,同时在第二条业务线上开始做同样的诊断和设计 | 调整清单 · 第二条线启动方案 | Tutu | 各线骨干 |
| 华樱 | 试用反馈 | 持续使用并记录效果数据,反馈哪里好用哪里不好用 | —— | 星雅+团队 | 试用骨干 |
| Sigma 技术支持 | 评审 | 制定验收标准,帮助华樱建立"怎么判断一个工作流是否合格"的方法;陈瑾全程督导:收集使用反馈,协助效果数据整理 | 验收标准 · 评审方法 | Tutu+陈瑾+ 工程团队 | —— |
为什么做这一步:第一条线验证成功了,现在是复制和扩大的时候——把方法铺开到更多业务线,同时确保知识留在华樱内部。
这个环节要达到的效果:把第一条线的成功经验复制到留学、市场、家校沟通等更多业务线。华樱团队自己能维护、能迭代、能教新人——不再依赖Sigma。
做完后华樱多出什么能力:完整的AI自主运营能力——自己能做、能改、能教新人、能评估效果,最终沉淀为可复用的AI实践材料,成熟后可进一步整理成AI应用手册。
| 谁来做 | 编号 | 做什么 | 华樱能得到什么 | 责任人 | 华樱参与人 |
|---|---|---|---|---|---|
| 战略 | S6 W44/次年1月 | 评估AI能力在整个组织中的渗透程度,给出下一年度的战略方向和扩展路线图。出具第3份效果报告和年度总结 | 年度总结报告 · 效果报告#3 · 下年度方向建议 | 周品 | 胡总·星雅·管理层 |
| 业务 | B9·B10 W38/W48 12月/次年2月 | 按同样的方法在后续业务线上推进,持续沉淀到知识库 | 多业务线实践沉淀材料 · AI应用经验汇编 | Tutu | 各线骨干 |
| 华樱 | 自主运行 | 每条业务线按同样节奏自己迭代——这时候华樱团队已经学会了方法 | 自己能做、能改、能教新人的AI能力 | 各团队 | 全员 |
| Sigma 技术支持 | 持续陪跑 | 异步答疑,出具第4份效果报告;陈瑾全程督导:监督扩展推进节奏,确保知识沉淀与交接 | 效果报告#4 | Tutu+陈瑾+ 工程团队 | —— |
📌 本阶段跨度 20 周但仅安排 3 次交付,节奏刻意放缓——此时华樱团队应已具备独立运行 AI 工作流的能力,Sigma 转为"陪跑"角色,重心在验收与知识沉淀,而非手把手指导。
基于2.28会议+D0诊断初步方向,具体以各线实际诊断为准。
| 业务场景 | 现在的问题 | AI怎么帮(初步方向) | 诊断中涉及的人 |
|---|---|---|---|
| 外语-考培 ✓ 第一批 | 教学总监超50%时间在做重复工作(填表、跟数据、传话) | 让AI自动汇总数据、跟踪进度、提醒异常(具体场景启动会后确认) | 廖加伟(教学总监) |
| 外语-学管 ✓ 第一批 | 排课沟通来回改、课时核对靠手动、学情汇报重复 | 排课规则自动化 · 建立学管案例库 | 汤炀(西区) 朱洁玲(南区) |
| 外语-双语 ✓ 第一批 | 备课PPT耗时长、真题分类全靠手动 | 课件自动生成 · 真题智能分类 | 潘柯邑(教学总监) |
| 留学顾问 | 老顾问的经验传不下去、学生节点靠人记容易漏、文书质量全靠一个人把关 | 录音自动变手册 · 节点自动提醒 · 文书评审标准化 | 李钰(硕博顾问) |
| 家校沟通 | 家长期望高、沟通压力大、没有标准应对话术 | TPS沟通框架 · AI问题分级应对库 | 汤炀·朱洁玲(2.28会议提出) |
| 市场运营 | AI写的东西一股"机器味"、同一内容发多个平台要改半天 | 建立个人风格库 · 多平台一键适配 · 提示词优化 | 黄芸(新媒体运营) |
| ERP / 数据 | ERP里的数据想看看不到、想导导不出 | 用自然语言查数据(text to SQL)· BI+AI智能看板 | (2.28会议潘老师/峰哥提出) |
| 时间 | 环节 | 关键动作 | 华樱能看到的效果 | 交付物 |
|---|---|---|---|---|
| 3-4月 | 01 诊断 | 3/23启动会·S1·B1·B2 | 找到2-3个最值得先做的痛点,1个已经开始实验 | 诊断报告·执行规划·明确AI介入的第一个场景 |
| 5-7月 | 02 设计 | S2·S3·B3·B4 | 第一条线有了可复用的工作流,并开始试运行 | 流程设计说明·知识沉淀框架 |
| 7-8月 | 03 原型 | S4·B5·B6·华樱搭建 | AI工作流在真实业务中跑起来了,各个流程开始联动 | 可运行的系统·效果报告#1 |
| 9-11月 | 04 评审 | S5·B7·B8 | 第一条线效果数据出来,开始复制到第二条线 | 阶段效果分析·效果报告#2 |
| 11月- 次年3月 | 05 扩展 | S6·B9·B10 | 多条线都在用,团队自己能维护和迭代 | AI应用经验汇编·年度总结 效果报告#3·#4 |
| 角色 | 人员 | 做什么 | 频率 |
|---|---|---|---|
| AI战略咨询师 | 周品 | 看全局方向,帮华樱找到最该先做的事,把控整个项目的质量 | 全年6次深度交付 |
| AI业务咨询师 | Tutu | 全程陪跑,把AI和具体业务结合起来,手把手指导工作流怎么设计怎么用 | 全年10次深度交付 |
| AI项目督导 | 陈瑾 | 整个项目的节奏管理和进度把控,确保每个环节按计划推进 | 全程跟进 |
| AI技术支持 | 工程师团队 | 华樱统一的技术答疑窗口,工具配置问题找他们 | 按需响应 |
| 华樱接口人 | 星雅老师 | 内部协调各团队时间和资源,汇总反馈,确保信息不断层 | 全程参与 |
项目启动后首季度(3-5月)确定方案,之后根据实际进展和AI技术变化动态调整。
每次深度交付不是"交付完就走",而是一个完整循环:交付前收集你们的问题 → 交付时一起解决和推进 → 交付后持续跟踪落地。
Sigma的角色是推荐、指导、教会——不替华樱执行。华樱自己做的越多,能力沉淀越快。最终目标是华樱内部长出可以永久复用的AI能力,不再依赖外部。
知识库(第二大脑):这是整个项目的核心基础设施,从设计阶段(环节02 设计)开始搭建,一直沉淀到项目结束(环节05 复盘扩展)。Sigma提供结构规划和使用指导,知识库工具本身需要华樱单独选购(不包含在本合同内)。市面上可选产品很多,可以试用后比较。
效果怎么衡量:在设计阶段(环节02 设计)先记录当前的工作效率数据(比如"现在汇总一次学情要多久"),在评审阶段(环节04 评审迭代)用同样的指标对比改进后的数据,看到底省了多少时间、改善了多少。具体衡量什么,启动后双方一起确认。
效果报告:全年4份,由星雅老师汇总各团队反馈,Tutu整理成报告。其中#1–#3 分别在环节03(原型)、环节04(评审迭代)、环节05(复盘扩展)的战略交付中同步产出;#4 由 Tutu + 陈瑾在环节05 陪跑期间完成,作为项目收尾的最终效果确认。
• 廖老师重复性工作占比:>50%(全员最高)
• 5/7 骨干 >50% 时间用于文字撰写与沟通
• 6/7 骨干同时使用 3 套不互通的信息系统(ERP + Excel + 微信)
• 学管主管核心 KPI(系统优化)权重 50%,实际投入仅 20-30%
• 廖老师直接授课占 40% 工时,但该项 KPI 权重为 0%
• 留学顾问 1 月因误判决策人丢单占当月丢单量 25%
• 留学文书质量把关依赖单人(赵老师),存在单点故障风险
• 有明确的内部接口人和推进负责人
• 能按阶段提供真实业务样本、数据和反馈
• 试点岗位愿意持续试用,不是只开会不使用
• 管理层允许先从一个场景试点,而不是一开始追求"大而全"